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購買部門のペーパーレス化とは？課題と対策・製品を解説
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調達・購買DXにおける購買部門のペーパーレス化とは？
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データマインドが取り扱う、システム事業部の『RFIDリライトカードプリンタ及びシステム』についてご紹介します。
リライトカード（書き換え可能約５００～８００回）にRFIDタグを内臓したカードです。
カードプリンタ及びRFIDにデータを書き込みます。
環境対応(鉛などの特定有害物質を排除)のMT3100などのハード・
ソフトウェア・カードの提供も一緒にしています。
上位システムとの連携も可能です
【取り扱いラインアップ(抜粋)】
■PX910α
■MIR800 日本メカテック社製
■MT-2100 MTS社製
■MT-3100
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
参考動画サイト
https://www.youtube.com/watch?v=1yMnzfQLgIg
RFIDリライトカードプリンタ PX910α MT3100
当システムは、製造業における様々な業務をテレワーク化及び
効率化するためのクラウド型システムです。
パッケージでありながら多様な中小企業の運用や事情に合わせて
きめ細かなカスタマイズが可能。
さらに、社内の基幹システムや他社クラウドとの連携も行えます。
【システム構成】
■販売管理業務
■会計業務
■購買管理 業務
■人事給与業務
■在庫管理業務
■生産管理業務
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせ下さい。
クラウド型 製造業テレワーク支援ERP
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調達・購買DXにおける購買部門のペーパーレス化
調達・購買DXにおける購買部門のペーパーレス化とは？
調達・購買DXにおける購買部門のペーパーレス化とは、見積書、発注書、請求書などの購買プロセスに関わる書類を電子化し、デジタルで管理・運用することです。これにより、業務効率の向上、コスト削減、コンプライアンス強化、迅速な意思決定などを実現し、調達・購買業務全体の高度化を目指します。
課題
紙ベースの書類管理による非効率性
見積書や発注書などの書類が紙でやり取りされるため、保管場所の確保、検索性の低さ、紛失リスク、手作業による転記ミスなどが生じ、業務効率を著しく低下させています。
承認プロセスの遅延と可視性の欠如
紙の書類での承認は、関係者の不在や物理的な移動により時間がかかり、進捗状況の把握も困難です。これにより、購買プロセス全体の遅延を招きます。
情報共有と連携の壁
紙媒体での情報共有は、関係者間でのタイムリーな情報伝達を妨げ、部門間やサプライヤーとの連携を非効率にします。データの一元管理が難しくなります。
コンプライアンスと監査対応の負担
紙の書類は、改ざんリスクや保管期間の管理が煩雑になり、コンプライアンス違反のリスクを高めます。また、監査時の書類提出にも多大な労力を要します。
対策
電子契約・電子署名システムの導入
見積書、発注書、契約書などを電子化し、電子署名により法的効力を持たせることで、紙の書類のやり取りを不要にし、迅速な締結を実現します。
購買管理システムの活用
見積依頼から発注、検収、請求処理までの一連の購買プロセスをシステム上で一元管理し、ワークフローの自動化、承認ステータスの可視化、データ分析を可能にします。
クラウドストレージと文書管理ツールの連携
電子化された書類をクラウド上で安全に保管・管理し、検索機能やアクセス権限管理を活用することで、情報共有の円滑化と紛失リスクの低減を図ります。
OCR技術を活用したデータ入力自動化
紙媒体の書類をスキャンし、OCR（光学文字認識）技術でデータを自動でテキスト化することで、手作業による入力負荷を軽減し、データ活用の精度を高めます。
対策に役立つ製品例
電子契約システム
契約締結プロセスをデジタル化し、電子署名機能により法的有効性を担保することで、紙の契約書発行・保管・郵送の手間をなくし、迅速な契約締結を支援します。
クラウド型購買管理システム
見積依頼、発注、検収、請求書発行などの購買業務フローをシステム上で管理し、承認ワークフローの自動化や進捗状況のリアルタイムな把握を可能にします。
文書管理・ワークフローシステム
電子化された書類の保管、検索、共有、承認ワークフローを統合的に管理し、ペーパーレス化された環境での情報アクセスと業務遂行を効率化します。
請求書発行・受領システム
請求書の発行・受領・管理を電子化し、OCR機能によるデータ化やシステム連携により、経理・購買部門間の連携をスムーズにし、ペーパーレス化を推進します。
