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契約関連タスクのリマインダーとは？課題と対策・製品を解説
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契約・媒介における契約関連タスクのリマインダーとは？
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当社の収納代行サービスでは、様々な決済方法をワンストップで
ご利用できるため、お客様の多様化するお支払ニーズに対応できます。
自前で決済機能を準備するのに比べ、圧倒的多数の決済機関が利用可能。
収納情報を一元的に閲覧できる管理画面でのステータス確認の手軽さ、
回収代金の一括精算による事務負荷の軽減が実現いたします。
ご要望の際はお気軽に、お問い合わせください。
【サービスの特長】
■多彩な決済手段をワンストップでご提供
■全国ほぼ全ての金融機関・決済機関と提携
■入金情報をもとに請求明細の消込サービスをご提供
■決済手段に関わらず、入金状況を一覧でご確認いただける照会画面をご提供
■BtoBビジネスにおける「請求書発行代行・収納業務」にも対応
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お問い合わせください。
収納代行サービス
株式会社SynaBiz様の運営するプラットフォーム「NETSEA」にて、当社の
『GMO掛け払い』をご採用いただいた事例をご紹介します。
NETSEAでは、以前より複数の掛け払いシステムを利用していましたが、
決済代行にかかる手数料をもっと抑えたいと考え、同サービスを導入。
導入後は、これまで複数組み込んでいたシステムをスムーズに一本化する
ことができ、さらにユーザーの利用率も向上しました。
【事例概要】
■背景
・以前から複数の掛け払いサービスを利用していた
・最終的な利益を左右する、決済代行にかかる手数料をもっと抑えたい
■結果
・これまでの与信データが適切に引き継がれた
・“請求日を○日に変更したい”といったオーダーにも対応できる
・ユーザーからの不明点の問い合わせが想定よりも少ない
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
【GMO掛け払い導入事例】株式会社SynaBiz様
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契約・媒介における契約関連タスクのリマインダー
契約・媒介における契約関連タスクのリマインダーとは？
不動産取引における契約締結や媒介業務において、期日管理や必要書類の提出など、多岐にわたるタスクを漏れなく実行するための通知・管理システムです。これにより、契約締結の遅延やコンプライアンス違反のリスクを低減し、業務効率の向上を目指します。
課題
タスクの抜け漏れによる遅延
契約締結や物件引き渡しに関わる多数のタスクが煩雑で、担当者の記憶や手作業に頼ることで、期日を過ぎたり、必要な手続きが漏れたりするリスクが高い。
関係者間の情報共有不足
売主、買主、仲介業者、金融機関など、関係者間でタスクの進捗状況や期日に関する情報がリアルタイムに共有されず、認識の齟齬が生じやすい。
コンプライアンスリスクの増大
法改正や業界規制に対応した手続きが期日通りに行われず、知らず知らずのうちにコンプライアンス違反を犯してしまう可能性がある。
属人的な管理体制
特定の担当者にタスク管理が依存しており、その担当者が不在の場合や退職した場合に、業務が滞るリスクがある。
対策
自動化された期日通知システム
契約締結日、重要事項説明日、決済日などの期日をシステムに登録し、期日が近づくと関係者に自動で通知することで、抜け漏れを防ぐ。
タスク進捗の可視化と共有
各タスクの担当者、期日、進捗状況を一覧で確認できるダッシュボードを提供し、関係者間でリアルタイムに共有することで、認識の齟齬をなくす。
チェックリストとテンプレート機能
契約の種類や状況に応じたタスクのチェックリストや、必要書類のテンプレートをシステム内に用意し、担当者が迷わず正確に手続きを進められるようにする。
履歴管理と監査証跡
タスクの実行履歴や通知履歴を記録し、いつでも確認できるようにすることで、万が一の際の証跡として活用し、コンプライアンス遵守を強化する。
対策に役立つ製品例
不動産取引管理システム
契約締結から引き渡しまでの一連のプロセスをデジタル化し、タスク管理、書類共有、関係者間コミュニケーションを統合的にサポートする。
クラウド型契約管理システム
契約書の作成、保管、管理に加え、契約に紐づくタスクや期日を自動でリマインドし、契約ライフサイクル全体を効率化する。
不動産業務支援アプリケーション
物件情報管理、顧客管理と連携し、個々の物件や顧客に紐づく契約タスクを自動で生成・通知することで、担当者の負担を軽減する。
プロジェクト管理ツール（不動産特化型）
不動産取引をプロジェクトとして捉え、タスク分解、担当者割り当て、期日設定、進捗追跡を視覚的に管理し、チーム全体の生産性を向上させる。
