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シフトの作成・管理とは？課題と対策・製品を解説
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事務・記録業務におけるシフトの作成・管理とは？
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『ChiReaff Space』は、忙しい保育士さんを想う気持ちから生まれた
保育支援サービスです。
"朝と夕方は出席簿の記録が大変""この子は去年の今ごろ何してたかな？"
など、保育士さんの「困った！」を解決。
現場の声からつくられた便利な機能で、毎日の業務をさまざまな面から
サポートします。
【特長】
■保育士
・事務作業の負担を軽減し子どもに寄り添えるゆとりを
■園経営者
・職場環境が改善され保育士の離職率を低下
■保護者
・園とのスムーズな連絡で安心感と信頼が向上
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
『おが～るシステム』は、保育士の日々の業務負担の軽減を目的として、
自治体と大学との共同研究により開発された保育業務支援システムです。
子どもたちの健やかな成長を願い、現場の声を取り入れながらシステム自体も
成長し続けて人にしか成し得ないあたたかい教育・保育を実現可能。
また、子どもと向き合う時間を大切にするため煩雑な事務作業を
効率化することで各園こだわりの保育や教育を実現いただけます。
【特長】
■簡単・便利、説明書いらずのメインメニュー
■こだわりの保育メニュー
■リアルタイムで登降園状況から料金計算まで、登降園メニュー
※詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
『ゆめ・ドリーム』は、保育計画・日誌作成はもちろん、登降園情報、
保育情報や健康状態、連絡帳、ヒヤリハット、職員連絡など、
必要な情報を簡単便利に園内で共有できるサービスです。
業務の効率化を通して、園児一人ひとりを
より深く見守り、育むための情報と時間が生まれます。
【特長】
■安心の園内ネットワーク
■情報を集める
■情報を活かす
■園の「今」がひと目でわかる
■選べる料金体制 など
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせ下さい。
『アットスクール』は、園児の登降園や生徒の入退室の時間の記録から、
月謝明細書の作成までをパソコンやタブレットで簡単に行うことができる
Webサービスです。
登降園時の時刻記入は一人たった2秒、タップするだけで記録することができ、
請求書も自動で作成できるため、驚くほど時間を短縮することが可能になります。
【こんなお困りごとを解決】
■園児（生徒）の入室・退室時間を一人ひとり手書きで記録していて面倒
■オプション料金を手で計算しているので、計算ミスが心配
■月謝明細書を手で書き写しているので時間がかかり、転記ミスや記入漏れも心配
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
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事務・記録業務におけるシフトの作成・管理
事務・記録業務におけるシフトの作成・管理とは？
保育・知育業界における事務・記録業務のシフト作成・管理は、職員の勤務時間を最適化し、業務の効率化を図るための重要なプロセスです。これにより、質の高い保育サービスの提供、職員の負担軽減、そして法令遵守を両立させることが目的となります。
課題
複雑な人員配置と急な欠勤対応
子どもの人数や活動内容に応じた適切な職員配置が難しく、急な欠勤が発生した場合の代替要員の確保やシフト調整に時間がかかる。
手作業によるシフト作成の非効率性
Excelや紙媒体でのシフト作成は、時間と手間がかかり、ミスの発生リスクも高い。職員の希望休や資格・スキルとの兼ね合いも考慮すると、さらに複雑化する。
記録業務の煩雑さと情報共有の遅延
日々の保育記録や連絡帳の作成、保護者への情報共有などが手作業で行われ、時間がかかる。また、職員間での情報共有がスムーズに行われず、連携ミスに繋がる可能性がある。
法令遵守とコスト管理の難しさ
労働基準法などの法令を遵守しながら、人件費を抑えたシフトを作成する必要がある。過重労働や残業時間の管理も重要だが、把握が難しい場合がある。
対策
自動化されたシフト作成ツールの導入
職員の希望、資格、勤務時間などの条件を自動で考慮し、最適なシフトを短時間で作成できるシステムを導入する。
デジタル化された記録・情報共有システムの活用
保育記録、連絡帳、出欠管理などをデジタル化し、リアルタイムでの情報共有と記録の効率化を図る。
柔軟な人員配置計画の策定
子どもの 人数変動やイベントに対応できるよう、コアタイムとフレキシブルタイムを組み合わせた柔軟な人員配置計画を事前に策定する。
勤怠管理システムとの連携強化
シフト作成システムと勤怠管理システムを連携させ、実際の勤務時間とシフトとの乖離を把握し、法令遵守とコスト管理を徹底する。
対策に役立つ製品例
統合型保育支援システム
シフト作成、勤怠管理、連絡帳、保護者連携など、保育業務全般を包括的にサポートし、事務・記録業務の効率化と情報共有の円滑化を実現する。
クラウド型勤怠管理サービス
ICカードやスマートフォンの打刻に対応し、リアルタイムで勤務状況を把握。シフト作成機能と連携することで、法令遵守と人件費管理を支援する。
タスク管理・コミュニケーションツール
職員間の情報共有やタスクの進捗管理を円滑にし、記録業務の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の連携を強化する。
AIを活用したシフト最適化サービス
過去のデータや予測に基づき、人員配置の最適化や急な欠勤時の代替案提示など、高度なシフト作成・管理を支援する。
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