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保護者連絡の記録・管理とは？課題と対策・製品を解説
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保護者対応・連携における保護者連絡の記録・管理とは？
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『おがスマ』は、園と連携しメッセージを受信したり、欠席や
一時預かりの予約をすることができ、お子さんの登降園の
確認をすることもできる保護者向けスマートフォンアプリです。
選択した日の連絡事項を登録することができ、園からきた
お知らせの内容を確認することも可能。
また、該当園児の名前や基本的な情報、家族情報を登録もしくは
確認することができます。ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【機能】
■連絡帳
■お知らせ
■登降園連絡
■予約
■成長記録 など
※詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
おがスマ
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保護者対応・連携における保護者連絡の記録・管理
保護者対応・連携における保護者連絡の記録・管理とは？
保育・知育業界における保護者連絡の記録・管理は、園と保護者間の円滑なコミュニケーションを維持し、子どもの成長を共に支えるための重要な業務です。日々の連絡事項、子どもの様子、保護者からの相談内容などを正確に記録・整理することで、情報共有の漏れを防ぎ、個別最適化された保育・教育の提供に繋げます。
課題
情報共有の属人化と漏れ
担当者個人の記憶や手書きメモに頼ることで、情報が共有されにくく、伝達ミスや漏れが発生しやすい。
記録・管理の非効率性
紙媒体での記録や、複数のツールを併用することで、検索性や集計作業に時間がかかり、業務負担が増大する。
保護者とのタイムリーな連携不足
緊急時や急な変更事項の連絡が遅れることで、保護者の不安を招いたり、連携がスムーズに行えなかったりする。
個人情報管理のリスク
紙媒体や不十分なデジタル管理では、紛失や不正アクセスによる個人情報漏洩のリスクが高まる。
対策
一元化されたコミュニケーションプラットフォームの導入
園全体で利用できる共通の連絡ツールを導入し、情報共有の属人化を防ぎ、リアルタイムでの情報伝達を可能にする。
デジタル記録・管理システムの活用
連絡内容、子どもの様子、保護者からの要望などをデジタルで記録・管理し、検索性や集計作業を効率化する。
定例・緊急連絡体制の整備
連絡手段や頻度を事前に定め、緊急時の連絡フローを明確にすることで、迅速かつ確実な情報伝達を実現する。
セキュリティ対策の強化
アクセス権限の設定や暗号化など、情報漏洩リスクを低減するためのセキュリティ対策が施されたシステムを利用する。
対策に役立つ製品例
保育園向け連絡・情報共有システム
園児の出欠、連絡帳、お知らせ、写真共有などを一元管理し、保護者とのコミュニケーションを円滑にする。
クラウド型コミュニケーションツール
チャット機能やファイル共有機能を備え、園と保護者間のメッセージ交換や資料共有を効率的に行う。
児童発達支援記録管理ソフト
個別支援計画の作成・管理、連絡事項の記録、保護者への報告などをデジタル化し、業務効率を向上させる。
保護者向けアプリ
園からの連絡受信、欠席連絡、面談予約などが可能で、保護者の利便性を高め、園との連携を強化する。
