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文書管理と電子化とは？課題と対策・製品を解説
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総務における文書管理と電子化とは？
バックオフィス支援業界における総務の文書管理と電子化は、企業活動を支える重要な業務です。総務部門が担う、契約書、請求書、人事関連書類、社内規定などの紙媒体の文書を、効率的かつ安全に管理し、デジタルデータへと移行させるプロセス全体を指します。目的は、情報共有の迅速化、検索性の向上、保管スペースの削減、コンプライアンス強化、そして業務効率の最大化です。
各社の製品
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【官公庁向け】引越サービス（書類の移転にワンストップで対応）
【法律事務所向け】文書保管サービス
【士業向け】オフィス家具の中古リユース通販
士業の皆様のオフィスでは、業務効率と顧客対応を両立できる、機能的で洗練された空間が求められます。特に、書類整理や顧客との打ち合わせスペースなど、専門的な業務に適した環境構築が重要です。中古リユースのオフィス家具は、コストを抑えながら、必要な機能を備えたオフィス環境を実現する選択肢となります。
【活用シーン】
・法律事務所、会計事務所、税理士事務所などのオフィス
・受付、相談スペース、会議室、執務スペース
・書類整理のための収納
【導入の効果】
・初期費用を抑え、コストパフォーマンスに優れたオフィス環境を実現
・必要な機能を備えたオフィス家具を、手軽に導入
・多様なニーズに対応できる豊富な品揃え
【オフィス向け】UV照射機『紫電』
【官公庁向け】下駄箱錠 ＜強化ABS樹脂＞
【オフィス向け】カーペット新規・貼替施工で快適な空間を
オフィス環境において、従業員の快適性は生産性向上に不可欠です。古くなったカーペットは、見た目の悪さだけでなく、ホコリやアレルギーの原因にもなり、働く環境を悪化させる可能性があります。カーペットの新規・貼替施工は、清潔で快適なオフィス環境を実現し、従業員の満足度を高めるために重要です。当社では、お客様の予算やオフィスのレイアウトに合わせて、最適なカーペットをご提案します。
【活用シーン】
・オフィス内のカーペットの汚れや劣化が気になる場合
・オフィスレイアウト変更に合わせて床のデザインを変えたい場合
・従業員の健康と快適性を考慮したオフィス環境を構築したい場合
【導入の効果】
・清潔で快適なオフィス環境の実現
・従業員の健康と生産性の向上
・オフィスのイメージアップ
契約書管理システム『契約管理110番（R）』
【このようなお悩みはありませんか？】
・リモート勤務中や外出先から、書類内容を確認する方法がない。
・担当者が異動（退職）してしまい、過去の経緯・履歴が分からない。
・店舗数が多く、紙の契約書では管理が限界にきている。
・契約書が各拠点ごとに存在しており、管理体制もバラバラになっている。
・契約満了日などの期日管理ができず、契約漏れの発生や計画的な出退店・更新・再契約ができない。
・欲しい情報を探すのに、目視で契約書を確認していて工数がかかる
【契約管理110番（R）の機能】
・貸主様との経緯や履歴が残せる「交渉履歴機能」
・期日にあわせてアラートが出せる「期日通知メール機能」
・ほしい情報がスムーズに確認できる「検索機能」
・専任チームが契約書の確認および入力を代行する「データ入力サービス」
※プランによってお使いいただけない機能がございます。
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせください。
DirectCloud 電帳法対応
プリンターレンタルサービス『R×Rsystem』
書類管理システム『pupuシステム』
『pupuシステム』は、書類の抜き差しを綴じ具に一切触れずに自在に出来る
書類管理システムです。書類を収納した「pupuホルダー」は「pupuファイル」に
瞬時に綴じ、瞬時に取り出すことができます。
現在『pupuシステム』は独自開発したホルダーと、指定する市販2社のファイルから
構成されていますが、「pupuファイル」は本来2本の綴じ具だけあればよく、
専用化すれば安価、多用途化できるため、当社では、協力企業を求めております。
詳しくはお気軽に、お問い合わせください。
【使用可能ファイル】
■キングジム：No.4073(両開き、3cm背幅)、No.4075(両開き、5cm背幅)、
No.4078(両開き、8cm背幅)、No.4373(片開き、3cm背幅)、
No.4375(片開き、5cm背幅)
■コクヨ：フ-VM630M(片開き、3cm背幅)
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
機密文書を迅速に抹消！『機密文書破砕用 1軸シュレッダー』
ワークフローシステム ワークフローEX
複合機『TASKalfaシリーズ』
電子決裁サービス
『電子決裁サービス』は、脱ハンコの流れにも沿ったニューノーマル時代に
対応したソリューションです。
バインダー保管スペースが不要で、過去実績の検索が簡単。
また、標準テンプレートに対して簡単な設定を行うだけで利用可能です。
社内の重要な決裁／稟議を、ペーパーレス・内部統制・スピードアップを
コンセプトに支援します。
【特長】
■標準テンプレートに対して簡単な設定を行うだけで利用可能
■万全のセキュリティ体制で保管
■容量は必要に応じて拡張可能
■利用者情報登録機能を搭載し人事異動に迅速に対応可能
■定期異動に伴う煩雑な手続きや権限設定も手間いらず
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
【東京・神奈川必見】社内什器・内装工事関係はお任せください！
OA機器
当社では、OA機器の販売を行っております。
エプソンプリンター、消耗品、京セラ製品などをラインアップ。
その他各社トナー・インクの取り扱いがございます。
また、紙製品、印鑑・ゴム印、コクヨ製品などの販売も行って
おりますので、ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【事業内容】
■文具・事務用品、OA機器・消耗品、什器・オフィス家具、日用品・雑貨の販売
■介護用品・防災用品・保育用品・学校用品の販売
■名刺・封筒の印刷・別製名札・印鑑・ゴム印の受注・販売
■オフィス家電・TV・冷蔵庫・空気清浄機・加湿器・掃除機・扇風機・ヒータ ー
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
電子帳簿マネージャー
情報管理コンサルティング
当社では、様々な情報管理コンサルティングを行っております。
組織内における情報管理研修の企画・実施をはじめ、記録・情報の
ライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・管理ルールの見直しサポートや、
歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイスなどに対応。
紙・電子問わず、記録・情報のライフサイクルを意識した運用および
ハードウェアの最適化、コストの削減等について、様々なソリューション
をご提案いたします。
【コンサルティングサービスの一例】
■組織内における情報管理研修の企画・実施
■記録・情報のライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・
管理ルールの見直しサポート
■歴史的文書の 整理方法・目録作りのアドバイス
■情報管理のシステム化対応サポート
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
オフィスサービス
電子化サポートサービス
OA機器
当社では、複写機・複合機をはじめとするOA機器の販売と保守サービスや
PCネットワークの構築及びその運用などを行っております。
キヤノンビジネスパートナーとして、主にキヤノン製品を主体として、
オフィスにまつわる様々な商品を扱っており、コスト削減から、
業務の効率化やセキュリティなど、時代の流れに応じて、お客様の企業力・
価値向上のために当社は様々な商品・ソリューションを提供します。
ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【主な販売商品】
■キヤノン製品
■京セラ
■印刷機
■シュレッダー
■ビジネスフォン など
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
法人向けWeb名刺発注サービス『corezo』
『corezo』は、名刺・封筒・挨拶状など、企業内で必要な印刷物を
ネット上で注文・管理していただくためのサービスです。
中でも名刺に関しては、情報を入力してプレビューボタンを押せば、
変更内容がすぐに反映。
モリサワフォントをはじめ多くの書体をライセンス契約しているため、
実際に使用する書体や、名刺にはかかせない外字フォントを本製品で
表示することができます。
【特長】
■豊富な便利機能でより正確、快適に
■名刺以外の商材も発注可能
■調達システムとの連携実績多数
■堅牢なセキュリティ「最高レベル基準のセキュリティ対策だから安心安全」
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
スキャニング・電子化サービス『スキャンNext』
『スキャンNext』は、紙の書類をスキャニングしてメディアで納品する
スキャニング・電子化サービスです。
お客様のどんなニーズにも対応できるオペレーション、
及びシステムを構築できるチーム体制を整えております。
「無ければ作る」をモットーに、しっかりとしたセキュリティへの配慮と、
キャリアやメーカーにとらわれないハードとソフトを融合させたライン/システムの
ご提案をさせてい ただいております。古い書類でもまずはご相談ください。
【オプション】
■ホチキス・付箋外し
■ホチキス・付箋戻し
■原本ファイル外し
■原本ファイル戻し
■フォルダ作成
■ファイル名編集 など
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
電子帳簿システム『DataDelivery』
富士フイルムビジネスイ ノベーションの名刺管理サービス
無料トライアルを実施中！
名刺共有管理サービス『ApeosPlus Cards R』は従業員規模問わず中小企業様でもご利用しやすいシンプル機能と価格、
そしてビジネスユースのセキュリティレベルを実現したクラウド型名刺管理ソフトです。
属人化している名刺情報を共有することからDXをはじめませんか。
IT導入補助金のITツールとして登録完了済。
富士フイルム製複合機から一括取 込も可能です。
トライアル期間は2週間となっております。
ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【トライアルメニュー 特長】
＜ApeosPlus Cards R 5ユーザー＞
■1組織に5ユーザー(管理者含む)で名刺管理/共有が可能
■登録上限100,000枚
■スマートフォンアプリも利用可能
■その他、基本機能はすべてお試し可能
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
Archiving Signature Server 9
これまで、紙での保管が義務付けられていた書類や帳票は、e-文書法の施行によって電子文書の状態で保管できるようになりましたが、そのためには電子文書の作成者と作成時刻を保証する必要があります。電子文書の作成者・作成時刻の保証は、電子署名技術やタイムスタンプ技術を利用することで実現でき、長期保存に耐えられるよう電子署名とタイムスタンプをセットにしたものを「長期署名」といいます。本製品は、この長期署名をPDFファ イルに付与するものです。
本製品を使用することで、サーバー上の特定のフォルダーに投入したPDFファイルに長期署名を付与するシステムを構築することが可能です。
本製品を使用して生成できる長期署名の形式は「PAdES-BES」と「PAdES-LTV」の2種類です。
※記載内容は、製品の改良等のために予告なく変更する場合がございます。最新の情報は製品ページにてご確認ください。
【製品ページ】https://www.skycom.jp/product/skypdf/archiving_signature_server_9/
Excel運用カイゼンのご提案
当ご提案は、商用利用可能なオープンソースのパッケージを
利用することにより、自由度は低くなるものの、低額での
イベント管理システムを導入することを可能とするご提案となります。
人員管 理では、Excel運用による人員情報の正確性への不安を解決。
“人員”を連絡先、役割などの属性情報と共に登録、一元管理を可能にします。
この他にも、Excel運用によるタスク・スケジュールの不透明化や
ファイルのやり取りの煩雑さ、バージョン管理の困難などの問題も解決します。
【システム化する機能の構成（案）】
■人員管理：参加する人員を管理する
■タスク管理／スケジュール管理：業務委託先とタスクを共有する
■作成物管理：業務委託先と作成物を共有する
■利用ユーザ／組織管理：利用ユーザ／組織（会社）を管理する
■グループ管理：グループを管理する
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
機密文書電子化サービス
当社で は、これまで「紙」で管理していた機密文書・紙書類をスキャンし、
「電子データ」に変換する機密文書電子化サービスを取り扱っております。
独自の配送網、施設を保有し、プラン提案から回収、電子化、ファイル名変更、
機密文書の廃棄まで、自社で一貫対応可能です。外部会社からの情報漏洩や、
リスクを大幅に軽減いたします。
また、常時録画カメラ・入退出管理・JPPSを取得し、自社で厳重なセキュリティ管理を
行なっております。機密文書を安心してお任せください。
【メリット】
■リモートワークで働く場所を選ばない
■オフィスを有効活用できる
■情報漏えいのリスクの低減
■無駄な用紙のコストを削減
■検索で書類を探す手間と時間が削減
■機密文書の保管にコストがかからない など
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
ファイリング・文書管理コンサルティング
ポストシュレッダー
『ポストシュレッダー』は、個人情報保護に関する機密書類や個人データの
消去、廃棄に適したシステムです。
投入口より細断したい紙を投入するだけで、クロスカットに細断されます。
また、特殊カッター刃は耐久性抜群の高性能で驚くほどの短時間で処理。
半永久的に使用でき、維持費が軽減できます。
【特長】
■一度に500～3000枚（A4・PPC用紙）を連続投入可能
■細断サイズも1～40ミリまで自由に選択可（オプション）
■カッター刃の交換がワンタッチででき、半永久的な細断能力を維持できる
■各種カード、CD-ROM、フロッピーなども処理可能
■製本された書類やファイルされた書類もそのまま投入可能
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
機密書類処理サービス
コピー機・カラー複合機 【レンタルサービス】
日建リース工業株式会社では、コピー機のレンタルを行っております。
レンタルであれば在庫があり、入荷までの短期～長期にかけて利用可能。
途中解約でも解約金などが発生せず、月単位でご契約いただけます。
■こんな困りごとありませんか？
「半導体不足が続いており、入荷予定だったコピー機が製造できず導入が
遅れている」「会社のコピー機を入れ替えたいけど、これからは事業環境が
予測しづらい」等でお悩みのお客様はぜひご相談ください。
【特長】
■レンタルであれば在庫があり、入荷までの短期～長期にかけて利用可能
■途中解約でも解約金などが発生しない
■普及機から大量機まで豊富なラインアップ
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
不用品廃棄サービス
印刷コスト削減サービス『INK FREE』
中堅中小企業向け書類電子化サービス『スマート箱スキャン』
アカウント管理台帳とは
「アカウント管理台帳」とは、各従業員のユーザID、アクセス権限、
ステータスなどを記録し、管理するための表です。
これにより、誰がどのシステムにアクセス可能か、どのような権限を
持っているかを一目で確認でき、アカウント管理を効率化できます。
当社の管理台帳テンプレートは、各テンプレートに利用方法や管理の
タイミングについて詳しい解説がついており、初心者でも迷わず活用可能。
また、定期的に更新される情報 コラムも利用し、管理のコツを学べます。
【当社の管理台帳テンプレートの特長】
■すぐに使える
■使い方解説が充実
■管理対象を網羅
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
機密文書 処理サービス
ソフトウェア管理台帳とは
文書保管オプション『スキャニング代行サービス』返却・保管・廃棄も
手の甲静脈認証ロッ カー『VPロッカー』
文書保管オプション『ファイリングサー ビス』
『機密文書処理』
奥富興産では、回収から機密抹消までを自社内で管理し、
機密文書裁断抹消処理士が、小口から大量文書まで安全に処理します。
防犯カメラや監視ルームなどを完備した万全なセキュリティ環境で、
ドイツ製大型システムシュレッダによるスピーディーな処理を行います。
保存期間が過ぎた機密書類を定期的に処理することで、保管場所の
有効活用につながるほか、オフィスでのシュレッダー処理作業の
手間を削減できます。
伝票、決算書類、顧客情報文書の処理をはじめ、
CD・DVD・クレジットカードなど機密メディアの処理も可能です。
【特長】
■官公庁、企業、個人さま延べ2,000件以上の処理実 績（2003年～）
■専用ルーム、専門スタッフ、防犯カメラ、専用車を完備
■保管場所の有効活用、社内保管による情報漏えいリスクを回避
■プライバシーマークとISO14001を取得し、厳しい管理体制
■設備費、人件費、輸送費を含めたトータルコストの削減
■集荷から機密抹消まで全て自社内で完結、環境にやさしい処理
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
デジタルカラー複合機『MX-2661』
当社では、シャープのデジタルカラー複合機『MX-2661』を
取り扱っております。
複数の領収書・写真などを一度にスキャンし、個別のデータとして保存可能。
領収書などのファイリングを効率化できます。
また原稿台に原稿が残されている 場合は、音声でお知らせ。
業務の無駄を省くとともに、情報漏えいを防止します。
【特長】
■複数枚の写真や領収書を個別にファイル化（マルチクロップ／写真クロップ）
■原稿の取り忘れなどを声でお知らせ（音声アシスト）
■利用者の接近を検知して自動復帰（人感センサー）
■本機のみでOCR機能が使用可能（OCR機能標準搭載）
■スマートフォンやタブレットと簡単に連携（モバイル端末接続） など
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
機密文書抹消サービス
機密物抹消サービス
小林株式会社 事業紹 介
名刺発注システム「クラウド法人名刺」＜簡単に名刺デザイン＞
当社で取り扱っている、名刺発注システム『クラウド法人名刺』の導入事例をご紹介します。
導入先では、「社内のデザイン担当の負担が大きい」、「移転などで沢山のデータを変更する必要な時に手間が掛かる」といった問題がありました。
レイアウトは自動調整されるので、手間の掛かる手作業での修正を省略できます。
また、テキストの入力はExcelにも対応しており、一括インポートが可能です。
【事例詳細】
■課題
・社内のデザイ ン担当の負担が大きい
・移転などで沢山のデータを変更する必要な時に手間が掛かる
■クラウド法人名刺 特長
・誰でも簡単に名刺デザイン
・レイアウトは自動調整
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
シュレッダー『SD-F30S-L』
協定書（契約書）ホルダー
オフィス用セキュリティ機器 鍵管理ＢＯＸ「キーキューブ」シリーズ
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総務における文書管理と電子化
総務における文書管理と電子化とは？
バックオフィス支援業界における総務の文書管理と電子化は、企業活動を支える重要な業務です。総務部門が担う、契約書、請求書、人事関連書類、社内規定などの紙媒体の文書を、効率的かつ安全に管理し、デジタルデータへと移行させるプロセス全体を指します。目的は、情報共有の迅速化、検索性の向上、保管スペースの削減、コンプライアンス強化、そして業務効率の最大化です。
課題
物理的な保管スペースの圧迫
大量の紙文書がオフィススペースを占有し、管理・検索に手間がかかる。
検索性の低さと情報共有の遅延
必要な書類を探し出すのに時間がかかり、迅速な意思決定や業務遂行の妨げとなる。
紛失・破損リスクとセキュリティ懸念
紙文書は、火災、水濡れ、経 年劣化による紛失や破損のリスクがあり、情報漏洩の可能性も否定できない。
非効率な承認・回覧プロセス
紙ベースでの承認や回覧は、時間がかかり、進捗管理も困難で、業務フローのボトルネックとなる。
対策
文書のデジタルアーカイブ化
紙文書をスキャンし、デジタルデータとして一元管理することで、物理的な保管スペースを削減し、検索性を向上させる。
クラウド型文書管理システム の導入
インターネット経由でどこからでもアクセス可能なシステムを利用し、情報共有の迅速化とセキュアな管理を実現する。
ワークフロー自動化ツールの活用
申請・承認・回覧などのプロセスをシステム上で完結させ、ペーパーレス化と業務効率化を促進する。
アクセス権限管理とバックアップ体制の強化
不正アクセスを防ぎ、万が一の事態に備えたデータ復旧体制を構築し、セキュリティリスクを低減する。
対策に役立つ製品例
統合型文書管理システム
文書の保管、検索、共有、バージョン管理、アクセス権限設定など、文書管理に関わる一連の機能を包括的に提供し、効率的なデジタル化と管理を実現する。
クラウド型ワークフローシステム
申請書の作成から承認、決裁までをオンラインで完結させ、紙の回覧や押印の手間を省き、迅速な業務処理を可能にする。
OCR機能付きスキャナー
紙文書をスキャンする際に、文字情報をデータ化（OCR）することで、検索可能なテキストデータとして保存し、後からの検索性を大幅に向上させる。
セキュアなファイル共有サービス
暗号化された通信でファイルを安全に共有・保管し、アクセスログの記録機能により、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを追跡可能にする。
⭐今週のピックアップ
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