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社内規定とマニュアル整備とは？課題と対策・製品を解説
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総務における社内規定とマニュアル整備とは？
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当社の人事総務コンサルティングでは、社内制度を整備し、コーポレート・
ガバナンスを行うための仕組み作りを提案させていただきます。
『人事（ポイント）』だけでなく『総務（組織全体）』も合わせて
コンサルティングするため、組織運用に沿ったご提案が可能。
また、人事面談や従業員へのヒアリング等も承っております。
ご要望の際はお気軽に、お問い合わせください。
【サービス内容】
■人事・総務コンサルティング
■企業向け集合研修
■人事・総務職向け個別研修
※詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
人事総務コンサルティングサービス
当社では「ファイリング・文書管理コンサルティング」を行っております。
当社ファイリングシステムは、書類発生の時点で廃棄時期を確定し、書類を
社内に滞留させないよう文書管理規程の作成から取り組み、年単位で時間経過
しても、担当者が変わっても、リバウンドしないよう維持管理までサポート。
その他、民間・自治体・規模の大小を問わず、様々な職場と階層の方を
対象とした環境改善のセミナーやオーダー研修なども行っています。
【サービス】
■企業研修・セミナー(社員・社内対象)
■コンサルティング
■講演(顧客・一般対象)
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
ファイリング・文書管理コンサルティング
当社では、会社内にある書類をファイリング用品を使って、
年度毎に整理できるようにシステム化することを目的とした
企業向け研修サービス『ファイリングシステムコース』を提供しております。
事務処理が効率的にできるようになるだけでなく、仕事のアイディアや
情報収集などの情報整理も効率的に行えるようになります。
【メリット】
■書類のための収納スペースを大幅にコストカット
■探したい書類をすぐに探し出すことができるようになる
■部署間での業務の重複なども顕在化
■商法などと照らし合わせて保管期限などを明確にでき、
書類をシステマチックに廃棄可能
※詳細はお問い合わせください。
企業向け研修サービス『ファイリングシステムコース』
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総務における社内規定とマニュアル整備
総務における社内規定とマニュアル整備とは？
バックオフィス支援業界における総務の社内規定とマニュアル整備は、組織運営の効率化、コンプライアンス遵守、従業員の円滑な業務遂行を支援するための基盤となる活動です。具体的には、就業規則、経費精算ルール、備品管理方法、情報セキュリティポリシーなどの規定を明確にし、誰でも理解・参照できるマニュアルとして整備することを指します。これにより、組織全体の透明性と一貫性を高め、リスクを低減し、生産性向上に貢献します。
課題
規定・マニュアルの陳腐化
法改正や事業の変化に対応せず、古い規定やマニュアルが放置され、実態と乖離している。
情報共有の不備
規定やマニュアルが一部の担当者しか知らない、またはアクセスしにくい場所に保管されており、従業員への周知が徹底されていない。
属人的な業務プロセス
特定の担当者の経験や知識に依存した業務が多く、マニュアル化されておらず、担当者不在時に業務が滞るリスクがある。
改訂・更新の負担
規定やマニュアルの改訂・更新作業に多くの時間とリソースが必要で、継続的な整備が難しい。
対策
定期的な見直しと更新体制の構築
法改正や社内状況の変化に合わせて、規定・マニュアルを定期的に見直し、更新するプロセスを確立する。
一元管理とアクセス容易化
規定・マニュアルを社内ポータルや共有ドライブなどで一元管理し、従業員がいつでも容易にアクセスできる環境を整備する。
業務プロセスの標準化と可視化
主要な業務プロセスを洗い出し、標準化された手順をマニュアル化することで、属人化を防ぎ、誰でも遂行できるようにする。
デジタルツールの活用
規定・マニュアル作成・管理ツールやワークフローシステムを導入し、作成・更新・共有の効率化を図る。
対策に役立つ製品例
社内規定・マニュアル作成・管理システム
規定やマニュアルの作成、版管理、共有、検索機能を備え、最新の状態を維持しやすくする。
ワークフロー自動化ツール
申請・承認プロセスをデジタル化し、規定に基づいた業務フローを自動化することで、マニュアル遵守を促進する。
ナレッジ共有システム
社内の知見やノウハウを蓄積・共有し、業務マニュアルとしても活用できる情報基盤を提供する。
電子契約・文書管理システム
社内規定や同意書などの文書管理を電子化し、コンプライアンス遵守と情報アクセスの効率化を支援する。
