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総務業務の見える化とは？課題と対策・製品を解説

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総務における総務業務の見える化とは？

バックオフィス支援業界における「総務の総務業務の見える化」とは、総務部門が日々行っている多岐にわたる業務内容、そのプロセス、所要時間、担当者などを明確にし、可視化することです。これにより、業務の効率化、コスト削減、リソースの最適化、属人化の解消、そして組織全体の生産性向上を目指します。

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【オフィス向け】騒音対策総合カタログ吸音材による騒音軽減商品

川上産業株式会社

オフィス環境において、騒音は集中力を阻害し、業務効率を低下させる大きな要因となります。電話の音、周囲の会話、空調の音など、様々な騒音がストレスとなり、従業員のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。集中できる環境を整えることは、生産性向上において非常に重要です。【活用シーン】・オフィス内の会議室・オープンスペースの区切り・電話や集中作業エリア【導入の効果】・騒音によるストレス軽減・集中力と生産性の向上・快適なオフィス環境の実現

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戦略策定コンサルティングサービス

株式会社ゼロイン

当社では、「総務としてどんな姿を目指すのか」「会社にどんな価値創造をしていくのか」を一緒に考え、業務分析による定量・定性データをもとに、好適な体制や施策をご提案しております。当社の知見と定量・定性データに基づくだけでなく、お打ち合わせの中で伺った、お客様のありたい姿の実現に向けた想いも含めて、総務戦略策定を進めてまいります。ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。【ポイント】 ■組織全体の現状把握 ■ありたい姿の言語化 ■ありたい姿を達成するための実行案 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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【資料】チームのタスク管理ツール Bizer team 事例集

Bizer株式会社

当資料は、チームのタスク管理ツール『Bizer team』を導入した事例を多数ご紹介しています。タスクが可視化されたことで、先回りして動けるようになった経理部門での事例をはじめ、人事部門、システム部門などでの導入事例を掲載。ぜひ、ご一読ください。【掲載内容】＜導入事例一覧(利用部門)＞ ■経理部門 ■人事部門 ■システム部門 ■管理部門全般 ■BPO(アウトソーシング) ■士業 ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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WEB発注名刺

株式会社プリントン・コミュニケーションズ

当社では、WEBで名刺を管理・発注できる「WEB発注名刺」を展開しております。アカウントは社員ごとにも作成可能で、1アカウントで名刺のご担当者さまが一括で管理することも可能。また、社員毎に「印刷発注者」『承認者」「管理者」の権限を割り当てることができるので、承認していない発注を防ぎ社内で発注の行き違いもありません。【発注の流れ】 1.専用サイトにアクセスし、ログイン 2.名刺の情報を入力・編集 3.最終仕上がりを確認し注文・申請 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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カスタマーサービス

CENTRIC株式会社

当社は、一般的なカスタマサポート、カスタマーサービスだけではなく、 HR領域やフランチャイズ・出展者向けサポートなど幅広い領域に対応している『カスタマーサービス』を提供しております。迅速・柔軟な調整でお客様対応の最適化が可能。お急ぎの事情がある場合は、最短2週間程度での立ち上げ実績もございます。また、マニュアル更新や運用構築も承っており、基本的な応対ルールから難易度の高いクレーム対応や行政対応まで、豊富な実績をもとに適した運用を提供することも可能です。【当社の特長】 ■ご希望内容に合わせたご提案 ■柔軟な運用調整で安心お任せ ■正社員中心、高い採用力と安定運用 ■マニュアル更新や運用構築もお任せ ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問合せください。

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奉行クラウド内データの通知システム『旗振～hata free～』

株式会社福岡情報ビジネスセンター

『旗振～hata free～』は、商蔵奉行クラウドをより便利に使うための機能を実装した拡張システムです。経営・販促に役立つ情報を自動で各担当者に通知することが出来るので、今まで気づかなかった情報を顕在化させ、新規ビジネスの創出、既存顧客の深堀りに役立てられます。通知方法はメールだけでなくチャットワークなどご利用のコミュニケーションツールで可能です。【特長・機能】 ■経営レコメンド経営層向けに売上・仕入・予算状況を把握し経営資源を最適化するためのレコメンド ■販促レコメンド販売担当者向けにお客様の分析と新規顧客を創出するためのレコメンド ■在庫レコメンド各担当者向けに在庫状況を元に販売・仕入の最適化をするためのレコメンド ■総務人事レコメンド総務・人事担当者/対象社員向けに社員情報を通知し業務効率化するためのレコメンド ■共通レコメンド通知内容とタイミングを自由に指定できるレコメンド ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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保養所に特化した予約管理システム

株式会社ダイナックス

株式会社ダイナックスが取り扱う『保養所に特化した予約管理システム』をご紹介します。本システムは管理者用画面も含めて、全てインターネット上で動作。会員の情報や予約データは全てダイナックスのサーバで安全に管理されます。サービスの向上とコスト低減を一度に実現します。【特長】 ■24時間どこからでも、シンプルな操作で予約可能 ■先着の予約はもちろん、抽選予約にも対応 ■会員認証でサービス対象者を限定、利用者は2回目からの予約が簡単に ■複数の保養所を同一画面で管理でき、現地スタッフとも新しいデータを共有 ■宿泊予定者リスト、利用実績データなど、各種集計がクリック1つ ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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事務局アウトソーシング

株式会社イーテス

当社は、年間契約ベースの事務局および、期間限定事務局サービスの 2種類を承っております。従来の事務局業務を見直し、“コストダウン+収益アップ+安心・信頼”の事務局業務をご提案します。また、公益法人様、民間企業任意団体様の会員組織による事務局代行実績が豊富にあります。【サービス内容】 ■年間契約：公益法人・任意団体向事務局 ■期間限定：講習会申込・キャンペーン事務局 ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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在席管理システム『aimsDESK』

ユニバーサルコンピューター株式会社

『aimsDESK』は、机上の端末をひと目見ることで各人の在席状況が把握できる在席管理システムです。「在席/離席/外出/退出」の4つの状況をランプの色（赤・白・緑・黄）で判別可能。4つの在席状況の定義はお客様により変更できます。また、付属機能として、ネットワーク内のお客様のPCブラウザより各人の在席状況が把握できます。【特長】 ■在席状況の把握が簡単 ■PC、スマートフォン不要で操作が簡単 ■施工不要で導入が簡単 ■障害復旧が簡単 ■セキュリティの安全性が高い ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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kintone×総務効率化パック

有限会社エーアイティ研究所

当社では、業務の”見える化”と”属人化の排除”を実現する業務効率UP アプリパック『kintone×総務効率化パック』をご提供しております。 kintoneを使ってメンバーに共有すれば、いつでも最新の情報や進捗状況がリアルタイムで確認可能。自動リマインド機能で更新漏れも防止できます。また、総務部門が手がける業務である新入社員の入社手続き、防災訓練の手順などのノウハウをkintone上に共有し、いつでも検索・閲覧できるようにすることで、個人に依存することなく作業を進めることができるようになります。【特長】 ■対応の手間をツールで削減 ■日常業務スピードUP ■属人化を解消 ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。

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管理部長代行サービス『オフィス番プラス』

レジリエント株式会社

『オフィス番プラス』は、バックオフィスの業務改善や管理にお悩みの企業様向け管理部長代行サービスです。急成長スタートアップや大学発ベンチャーなど、様々な業界/規模の会社でのマネジメントの経験をもとにサービスを設計。会社規模や成長フェーズに応じたサービスをご提供。バックオフィスの課題や抽象的なお困りごとに対して、親身になって解決に向けてご対応いたします。【特長】 ■代表の管理部長経験をもとにサービス設計/ノウハウ活用 ■バックオフィスの業務改善も実施可能 ■管理部長＋業務代行による一気通貫のサービス提供 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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Web社内報コンテンツ制作支援サービス

株式会社広告と写真社

当社では、企画立案から取材・原稿執筆・撮影、イラスト制作、Webデザインまで支援する「Web社内報コンテンツ制作支援サービス」を提供しています。連載コンテンツを「テンプレート化」して提供。テンプレート化されたコンテンツは、テキストと画像を入れ替えるだけで何度でも流用できます。その他、パンフレット・会社案内・パッケージ・ロゴ制作・撮影や、 Webサイトの企画・デザイン等も承っています。【支援できること】 ■企画・編集・デザイン ■コンテンツの内製化をサポート ■マルチデバイス・マルチメディア対応 ■GA分析レポートを作成 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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クラウド型会議室予約システム『ROOM LEAD(TM)』

株式会社ユーテック

『ROOM LEAD(TM)』は、会議室予約、空き室検索、スケジュール確認などのオペレーションを一元的に管理できるシステムです。クラウド型なので、初期導入コストを抑えることができるとともにメンテナンス、バージョンアップなどの手間と費用がかかりません。また、インターネットブラウザを使用するので運用環境を選ぶことなく導入することができます。【特長】 ■外出中にスマホから会議室の予約や利用状況の確認可能 ■新たな設備を導入しなくてもすぐに利用開始が可能 ■会議室単位の月額料金で利用可能 ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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『Check the Room ～会議室利用状況確認システム～』

株式会社フォーカスシステムズ

当製品は、会議室の利用状況や利用人数、鍵の貸出し状況を把握することができるシステムです。 "会議室の予約が埋まっているのに、未使用が多い" "利用状況は実際に会議室まで足を運ばないとわからない" というお悩みを、システム導入して解決してみませんか? 【特長】 ■会議室や鍵の利用状況を一目で確認 ■実績データはDBに保管され、後に統計データとして再利用が可能 ■ブラウザーを使用して、サーバーにアクセスするだけで情報の取得が可能 ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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【資料】正しいデータの蓄積で業務を改善する方法

株式会社クラウドワークス

当資料は、労働人口減少・採用単価高騰時代の企業戦略としての Digital BPRについて解説したホワイトペーパーです。多くの業務改革(BPR)が失敗する要因や解決の方向性に加え、ユースケースとして手作業での集計作業改善の事例を掲載。 ITソリューション「クラウドログ」のサービス概要も紹介しています。業務改善の推進にぜひお役立てください。【掲載内容(一部)】 ■労働人口減少・採用単価高騰時代の企業戦略 ■求められる戦略の転換 ■なぜ、多くの業務改革(BPR)は失敗するのか ■解決の方向性 ■Digital BPRによる新しい改善のかたち ■ユースケース～手作業での集計作業改善～ ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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社内報制作サービス

有限会社クロカワ創商

当社では、毎月さまざまな媒体で数多くの社内報を制作しております。活字でも映像でもWebでも。時代の流れ、社員の目線に立って、さまざまな媒体での効果的なご提供が可能。また、インタビュー、原稿の書き方、編集等々、読まれる社内報にはテクニックが存在します。その確かな実績と豊富な経験から、ネタ切れ心配ご無用の事例を基に、現場に支持される社内報をお届けいたします。【特長】 ■事例で攻めの広報に ■活字でも映像でもWebでも ■テクニックがあります ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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速記サービス

共立速記印刷株式会社

当社では、各種会議、講演会、研究会、座談会、対談等速記者派遣及び速記録作成を承っております。録音した音声と速記文字で発言者の声を確実に記録。少人数の会議から大人数の大会、また宿泊を伴う会議にも、規模に従って全国どこへでも速記者を派遣いたします。日本語はもちろん、日本語から他言語、他言語から他言語への速記録作成もお任せ下さい。【サービス内容】 ■現場派遣 ■音声起こし ■議事録作成 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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プラグインソフトウェア『TantCard 2』

株式会社下田OAシステム

『TantCard 2』は、簡単な操作で名刺をDocuWorksに取り込むプラグインソフトウェアです。複合機から名刺画像を一括で取り込み、名刺情報を活用することで効率のよい名刺管理を実現します。【特長】 ■名刺の登録方法は簡単ステップ ■ランダムに配置された名刺画像もおまかせ ■充実した機能でますます便利にパワーアップ ■名刺検索や文字認識結果の編集もおまかせ ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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【技術資料】業務改善の進め方

株式会社ユニフィニティー

“業務改善”というと、これまでも企業の経営課題として検討されてきていますが、近年、その重要度が再度注目されてきています。昨今は、特にRPAやAIといった技術が注目されていますが、本当にこれらが全ての企業に必要とは思いません。業務改善にあたって各企業が取り組むべき課題はそれぞれ固有であり、それらを見極めて本当に必要なこと・自分たちにできることを実施していくことが何より重要です。当資料では、業務改善、特にプロセス改善の具体的な進め方の一例を示すとともに、そのポイントを解説します。【掲載内容（抜粋）】 ■はじめに ■業務プロセス改善の進め方 ■現状の把握 ■目指す姿の定義 ■具体的な手段の検討 ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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コンサルティング・サービス

株式会社東條経営科学研究所

当社では、調査/分析/提案型、現場支援型のコンサルティング・サービスを提供しております。お客様のご要望にあわせ、調査、分析、提案活動だけでなく、お客様とともに課題に取り組み結果を出すまでのプロセスをご提供。金融・証券・保険会社様、大手SI会社様、中堅・中小企業様など、多くのお客様にご採用をいただいております。【コンサルティング内容】 ■経営/戦略/経営管理：BSCコンサルティング、管理会計コンサルティング ■人事/労務：経営労務コンサルティング、・人事制度コンサルティング ■人材強化系：営業力強化コンサルティング、提案力強化コンサルティング ■システム/会計系：ERP導入コンサルティング、システム監査　など ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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経営コンサルティングサービス

株式会社ZEROコンサルティング

当社では、グループ会社の創業から現在に至るまでの経営にまつわる業務すべてをコンサルティング致します。その中で培った技術、実績、経験を活かして、戦略立案といった表舞台から実行サポートまでワンストップでご提供。経理代行等バックオフィス部門を所有する当社だからこその抜け目ないサポートが可能です。【関連サービス】 ■労務管理・助成金コンサルティング ■経理代行 ■コストマネージメント ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お問い合わせください。

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人事・総務、経理業務についての相談窓口

株式会社Brilliant Mother

人事・総務、経理業務についての相談窓口を開設いたしました。オンラインでお悩み相談（30分）を無料で承ります。人事・総務、経理業務だけでなく、社内体制や仕組みづくりなど、バックオフィスにまつわるお悩みであればどんなことでもお受けいたします。弊社からの売り込み営業はいたしませんのでご安心ください。ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。

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業務精査サービス『ArinoShift』

株式会社Arinos

『ArinoShift』は、社員の"働きがい"や、会社の"生産性向上"、"コスト削減"につながる進め方を支援する業務改善推進サービスです。企業の目標やゴールを実現するために、解決策のご提案から入るのではなく、現状業務を見える化し、第三者の視点で課題を抽出、それらに対し適した施策をご提案。本質的な生産性向上を目指し、好適なソリューションを提供いたします。ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。【課題例】 ■ゴールが明確になっていない ■改善の施策が、継続して実行できていない ■課題を正確に捉えらえていない ■現状の業務が整理できていない ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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ワークフロー管理システム「簡単承認」

日本アイビルソフト株式会社

ワークフロー管理システム「簡単承認」では、ワークフローで使用する文書を、自由に作成し、フローの流れも文書単位で設定できます。また、取り消し処理、既読管理、メール通知機能など、実際の業務に柔軟に対応する機能が充実しています。ワークフローが開始された後でも、担当の不在などの対応でフローが滞留することなく、フローを随時変更し滞留を防ぐ事ができます。

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オフィスのミカタ

MIKATA株式会社

当社は、バックオフィス業界専門メディア『オフィスのミカタ』を展開しております。バックオフィス業務を、ひとりまたは数名で兼任している忙しい皆さまに、効率的に情報収集していただくことを目的に、各種情報発信を行っている BtoBメディアプラットフォームです。バックオフィス担当者様が無料で利用することができ、担当者とバックオフィス業界にサービスを提供している支援企業さまをマッチングさせ、課題解決に導きます。【特長】 ■オフィス業界の新しいニュースを厳選 ■セミナー情報満載 ■サービス資料一括ダウンロード　 ※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

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デジタル名刺管理サービス『NAME ROOM』

株式会社山櫻

『NAME ROOM』は、“corezo”で紙の名刺もデジタル名刺も発注管理、当製品でデジタル名刺の交換や履歴の管理します。そのため、業務効率化と情報資産の蓄積・管理がひとつのサービスで実現します。デジタル名刺をオンラインでセキュアに交換するための「マイルーム」と、もらったデジタル名刺を管理する「マイブック」の二つの機能があります。【特長】 ■承認と管理が実現 ■全社員利用可能 ■低コストでの利用 ■高いセキュリティ ■1つのシステムで3つのサービスが利用可能（デジタル名刺を発注/オンライン交換/交換した名刺をオンライン上で管理） ※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

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総務における総務業務の見える化

総務における総務業務の見える化とは？

課題

業務の属人化とブラックボックス化

特定の担当者しか知らない業務プロセスが多く、情報共有が進まず、担当者不在時に業務が滞るリスクがある。

非効率な業務プロセスの温存

現状の業務フローが最適化されているか不明確で、無駄な作業や重複作業が継続されている可能性がある。

リソース配分の不均衡

どの業務にどれだけのリソース（時間、人員）が割かれているかが把握できず、人員配置や予算配分が適切に行われていない可能性がある。

改善点の発見困難

業務の実態が把握できないため、どこに改善の余地があるのか、どのようなツールやシステム導入が効果的か判断できない。

対策

業務フローの標準化と文書化

全ての総務業務の手順を明確にし、マニュアルとして文書化することで、誰でも理解・実行可能な状態にする。

タスク管理ツールの導入

日々のタスク、進捗状況、担当者、所要時間を一元管理できるツールを導入し、リアルタイムで業務状況を把握する。

業務時間・コストの記録と分析

各業務にかかる時間やコストを記録・集計し、データに基づいて非効率な部分を特定し、改善策を立案する。

定期的な業務棚卸しと評価

定期的に総務業務全体を見直し、その有効性や効率性を評価し、必要に応じて業務の廃止・統合・改善を行う。

対策に役立つ製品例

統合型業務管理システム

タスク管理、進捗管理、リソース管理、情報共有機能を統合し、総務業務全体の可視化と効率化を支援する。

ワークフロー自動化ツール

申請・承認プロセスなどの定型業務を自動化し、業務時間の削減とミスの防止、プロセスの標準化を実現する。

ナレッジ共有システム

業務マニュアル、FAQ、ノウハウなどを集約・共有し、属人化を防ぎ、担当者不在時の業務継続性を高める。

BI（ビジネスインテリジェンス）ツール

蓄積された業務データを分析し、可視化することで、課題の特定や改善策の立案に必要なインサイトを提供する。

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​課題

業務の属人化とブラックボックス化

非効率な業務プロセスの温存

リソース配分の不均衡

改善点の発見困難

​対策

業務フローの標準化と文書化

タスク管理ツールの導入

業務時間・コストの記録と分析

定期的な業務棚卸しと評価

​対策に役立つ製品例

統合型業務管理システム

ワークフロー自動化ツール

ナレッジ共有システム

BI（ビジネスインテリジェンス）ツール

課題

対策

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