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電子契約の導入と運用とは？課題と対策・製品を解説
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法務における電子契約の導入と運用とは？
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ESネクスト監査法人様へ「paperlogic電子契約」を導入した事例について
ご紹介いたします。
特に会計監査を受ける企業においては内部統制の整備・運用は重要で、
契約が「本当に契約当事者が承認しているのか」ということが記録として
残り、確認できるかが大前提になるということです。
当システムでは「電子のハンコ」により上述の契約当事者の電子証明書に加え、
税務関連等法令の保存要件を満たす認定事業者のタイムスタンプを付与。
法的な証明力、ひいては監査証跡として改ざん不可能な契約行為の記録が
可能となっています。
【事例概要】
■契約相手先が電子証明書を持っていない場合でも、画面上の手続きで
簡単に証明書の発行申請ができて便利
■初めてのお客様とでも抵抗なく「紙の実印と同等の効力」を持つ電子契約を
締結できると喜んでいただいている
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【paperlogic電子契約導入事例】ESネクスト監査法人
![電子署名『DocuSign(R)[ドキュサイン])](https://image.www.ipros.com/public/product/image/c16/2000490766/IPROS75899942013022943163.png)
『DocuSign(R)[ドキュサイン]』は、全世界でおよそ53万7千社以上が
利用（無料版を除く）している電子署名です。
業界で先進のプラットフォームテクノロジーとセキュリティ。
また、合意契約に必要な全ての機能を搭載しております。
【選ばれる理由】
■包括的なソリューション
■革新的なテクノロジー
■信頼と安心
※ 詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
電子署名『DocuSign(R)[ドキュサイン])
『パソコン決裁7』は、クラウドが使えない環境でもご利用いただける
セキュアな電子印鑑アプリケーションです。
エクセルやワードなどの普段お使いの文書作成ソフトウェアに
電子印鑑機能を追加することが可能。追加後は、ソフトウェア上で
クリックするだけで文書に電子印鑑 を捺印できるようになります。
ローカルまたは社内ネットワークでの運用のため、社内規定で
クラウドが使えないなどセキュリティが厳しい場合におすすめです。
【特長】
■捺印と同時に文書ファイルを保護
■成りすましを防止するユーザ認証
■利用状況を確認できる捺印ログ
■決められた管理者の下で印鑑を管理
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
電子印鑑システム『パソコン決裁7』
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法務における電子契約の導入と運用
法務における電子契約の導入と運用とは？
バックオフィス支援業界における法務の電子契約の導入と運用とは、契約締結プロセスをデジタル化し、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化を図る取り組みです。紙ベースの契約書作成、押印、郵送、保管といった一連の作業を電子化することで、迅速かつ安全な契約締結を実現します。
課題
既存システムとの連携問題
現在利用している基幹システムや顧客管理システムとのデータ連携がスムーズに行えず、二重入力や情報漏洩のリスクが発生する。
従業員のITリテラシー格差
従業員間で電子契約システムへの理解度や操作スキルに差があり、導入後の定着化が進まず、一部の従業員が従来の紙ベースの契約に固執してしまう。
セキュリティと法的有効性への懸念
電子契約のセキュリティ対策が十分か、また、法的な有効性が担保されているかについて、関係部署や取引先から不安の声が上がる。
導入・運用コストの負担
初期導入費用に加え、ランニングコストや従業員教育にかかる費用が想定以上に高く、費用対効果が見えにくい。
対策
API連携によるシステム統合
既存システムと電子契約サービスをAPI連携させることで、データの一元管理と自動化を実現し、業務効率を向上させる。
段階的な導入と手厚い研修
まずは一部の部署や契約種別から試験的に導入し、並行して全従業員向けの操作研修やマニュアル整備を徹底することで、スムーズな移行を促す。
信頼性の高いサービス選定と周知
電子署名やタイムスタンプ機能が充実し、法的な有効性が証明されているサービスを選定し、そのセキュリティ対策や法的根拠について社内外に丁寧に説明する。
クラウド型サービスの活用
初期投資を抑え、利用状況に応じた柔軟な料金体系が可能なクラウド型の電子契約サービスを導入し、運用コストの最適化を図る。
対策に役立つ製品例
クラウド型電子署名システム
契約書の作成から締結、保管までをオンラインで完結できるサービス。API連携機能により、既存システムとのデータ連携も容易に行える。
契約管理・ワークフローシステム
電子契約機能に加え、契約書の承認フローや進捗管理、リマインダー機能などを統合したシステム。契約業務全体の効率化を支援する。
セキュリティ強化型電子契約サービス
高度な暗号化技術やアクセス管理機能を備え、法的効力も十分に担保された電子契約サービス。企業のコンプライアンス要件を満たす。
AI搭載型契約書レビュー支援ツール
電子契約締結前に、契約書の内容をAIが自動でレビューし、リスク箇所や不備を指摘。法務担当者の負担軽減と契約品質向上に貢献する。
