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名刺管理と共有とは?課題と対策・製品を解説

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総務における名刺管理と共有とは?

バックオフィス支援業界における総務の名刺管理と共有とは、企業活動において発生する多種多様な名刺情報を、総務部門が効率的に収集・整理・保管し、社内全体で円滑に共有・活用できる状態を構築することです。これにより、営業活動の支援、情報連携の強化、コンプライアンス遵守、そして企業全体の生産性向上を目指します。

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クラウド型名刺印刷サービス『UniC@rd』
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『UniC@rd』は、従業員の名刺データをクラウドで一元管理できる
クラウド型名刺印刷サービスです。

発注はインターネットで365日24時間いつでもどこでも
簡単な操作で可能。

1箱から注文できて、通常は中1〜2日でお届けし、
特急指定すれば中0〜1日でお届けが可能です。(特急料金必要)

【特長】
■発注方法を自在に選べる
■承認・却下ボタン1つで安心、確実に発注
■承認方法を自由に選べる
■メール配信タイミングの設定
■経費振訳がカンタンに

※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせ下さい。

名刺総合管理サービス『名刺のGLOBAL』
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当社では、名刺に特化した総合名刺サービスで、貴社の名刺制作を
サポートする『名刺のGLOBAL』を提供しています。

カーディーラー様、金融機関様など、取引実績は200社を超え、
データ読取名刺作成やカンタンWEB発注システムをはじめとする
4つのサービスを展開しております。

【サービス】
■データ読取名刺作成
■カンタンWEB発注システム
■名刺制作費 “無料”
■顔写真入り名刺 “無料”

※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、ホームページにてご確認ください。

プラグインソフトウェア『TantCard 2』
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『TantCard 2』は、簡単な操作で名刺をDocuWorksに取り込む
プラグインソフトウェアです。

複合機から名刺画像を一括で取り込み、
名刺情報を活用することで効率のよい名刺管理を実現します。

【特長】
■名刺の登録方法は簡単ステップ
■ランダムに配置された名刺画像もおまかせ
■充実した機能でますます便利にパワーアップ
■名刺検索や文字認識結果の編集もおまかせ

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

PINNACLE ID SHOP Ver.21
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当カタログは、ピナクル株式会社が取扱うIDカード、IDカードサプライ品を
紹介しています。

ネックストラップをはじめ、バッジリールやカードホルダーなどを
掲載しています。

また、当社ではネックストラップに文字やロゴマークなどオリジナルの
名入れ印刷も可能です。

【掲載内容(抜粋)】
■ピナクルの多彩なラインナップ
■ネックストラップ
■バッジ リール
■カード ホルダー
■レザーカードホルダー

※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

オンライン給与明細/名刺管理システム
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当社は、お得意様の名刺情報を登録しておくことで、万が一、外出中に名刺を
忘れてしまった際も携帯端末、PC端末から、すばやく情報の確認が行える
「オンライン給与明細/名刺管理システム」を開発しております。

また、社員の給与明細を登録することで、紙による明細書の送付を行う必要が
なくなり、ユーザーID、パスワードを入力しログインを行う事で、名刺情報、
給与明細を閲覧することが可能です。ご要望の際はお気軽にご相談ください。

【開発実績】
■インターネットバンキングシステム
■住宅管理システム
■発電設備管理システム
■医療事務支援システム
■販売管理システム 他

※詳細はお問い合わせください。

【カタログ】ネックストラップやカードケースのID関連グッズ
ダウンロードお問い合わせ

当カタログは、株式会社コクーゾが取り扱うID関連グッズを
掲載しております。

ペットボトルを利用して作ったECOな「再生PETストラップ」や、
創立記念、周年記念、上場記念など特別な記念に人気な
「牛革IDケースセット」など、さまざまな製品をご紹介しております。

【掲載内容】
■リサイクル再生PET-ストラップ
■牛革商品
■名入れネックストラップ
■リールクリップ(バッジリール)
■IDカードケース
■コイル・クリップ など

※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。

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総務における名刺管理と共有

総務における名刺管理と共有とは?

バックオフィス支援業界における総務の名刺管理と共有とは、企業活動において発生する多種多様な名刺情報を、総務部門が効率的に収集・整理・保管し、社内全体で円滑に共有・活用できる状態を構築することです。これにより、営業活動の支援、情報連携の強化、コンプライアンス遵守、そして企業全体の生産性向上を目指します。

​課題

名刺情報の散逸と紛失

担当者個人の手元に名刺が集中し、異動や退職時に情報が失われやすい。また、物理的な名刺の紛失リスクも高い。

情報共有の遅延と非効率性

必要な名刺情報へのアクセスに時間がかかり、営業機会の損失や社内連携のボトルネックとなる。手作業での共有は手間がかかる。

重複登録とデータ不整合

複数の担当者が同じ取引先の情報を重複して管理し、連絡先や役職などの情報が最新でない、あるいは不整合が生じやすい。

セキュリティとコンプライアンスリスク

個人情報を含む名刺情報の管理が不十分な場合、情報漏洩のリスクや、個人情報保護法などのコンプライアンス違反につながる可能性がある。

​対策

一元管理システムの導入

クラウドベースの名刺管理システムを導入し、全ての名刺情報を一元的に登録・管理する。これにより、情報の集約とアクセス性の向上を図る。

自動化とデジタル化の推進

OCR(光学文字認識)機能などを活用し、名刺情報を自動でデータ化する。これにより、手作業による入力の手間を削減し、迅速な情報共有を実現する。

アクセス権限と共有ルールの設定

誰がどの情報にアクセスできるかを明確に定義し、共有範囲を設定する。これにより、情報漏洩リスクを低減し、適切な情報共有を促進する。

定期的なデータクレンジングと更新

定期的に名刺情報をチェックし、重複や古い情報を削除・更新する。これにより、常に最新かつ正確な名刺データベースを維持する。

​対策に役立つ製品例

クラウド型名刺管理サービス

名刺をスキャンするだけで自動でデータ化し、クラウド上で一元管理できる。社内での検索や共有が容易になり、情報共有の遅延を解消する。

CRM(顧客関係管理)システム

名刺情報と顧客情報を紐づけ、営業活動の履歴や進捗状況を管理できる。名刺情報を活用した営業戦略の立案や、顧客との関係性強化に貢献する。

AI搭載型情報管理ツール

名刺情報だけでなく、関連する企業情報やニュースなどを自動で収集・分析し、付加価値の高い情報を提供する。より戦略的な名刺活用を可能にする。

セキュアなファイル共有システム

暗号化された環境で名刺データを共有・管理できる。アクセス権限の設定や監査ログ機能により、セキュリティとコンプライアンスリスクを低減する。

⭐今週のピックアップ

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