契約書と許認可証の管理とは？課題と対策・製品を解説

法律事務所における訴訟記録の保管は、情報セキュリティと効率的な業務遂行の両立が求められます。特に、個人情報保護の観点から、記録の厳重な管理は不可欠です。また、訴訟記録は長期にわたって保管する必要があり、事務所内のスペースを圧迫する要因にもなります。当社の文書保管サービスは、これらの課題を解決します。

【活用シーン】
・訴訟記録
・契約書
・重要書類

【導入の効果】
・情報漏洩リスクの低減
・保管スペースの有効活用
・文書管理業務の効率化

当社では、データの構造化と管理を支援し、貴社のご要望に対応する
クラウン・レコードマネジメント・サービスを展開しております。

独自のアクセス権限の設定により、文書管理のセキュリティと効率化を強化。

先端のシステムと、確実な実績・ノウハウを日本に導入し、「活用～保管～廃棄」
までのすべての工程を文書管理のエキスパートである当社が責任をもって、
サービスのご提供をさせていただきます。

【サービス内容】
■デジタル情報の管理
■文書保管・管理
■情報管理コンサルティング
■機密文書廃棄

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社でご提供する、文書保管オプション『ファイリングサービス』
についてご紹介いたします。

各支店、営業所様から発生した書類を、貴社管理体系に合わせて
ファイリングいたします。

また、ファイリングした結果のデータを作成しご提供いたします。
ご用命の際は、当社へお気軽にお問い合わせください。

【特長】
■書類種類や作成時期などご指定、ルールに基づき箱詰め作業を実施
■どの書類をどの箱に入れたか明細を作成

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社では、法人用の角印・代表印、銀行印に対応できる
『印鑑シミュレーション』を取り扱っております。

篆書体・印相体・古印体・隷書体・楷書体などの書体に対応。
また、PCやiPadなどからもご利用いただけます。

※詳しくは、お気軽にお問い合わせください。

『文書保管サービス』では、お客様の書類を当社の倉庫で代わりに
保管いたします。

倉庫に預入する書類を箱詰めして、当社に集荷依頼。お預かりした
文書箱は倉庫管理システムで在庫管理を実施。専用のWEBサービスからは
リアルタイムで在庫情報が閲覧可能。

ご要望に応じて集荷・配送まで対応いたします。
保管期限を迎えた文書は安田倉庫に廃棄指示を行います。

【サービス導入メリット】
■文書管理業務の効率化を実現
■オフィス賃料に占める保管コストの削減
■管理体系の統一
■事務所スペースの有効活用
■文書管理者の人件費の削減

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社では、様々な情報管理コンサルティングを行っております。

組織内における情報管理研修の企画・実施をはじめ、記録・情報の
ライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・管理ルールの見直しサポートや、
歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイスなどに対応。

紙・電子問わず、記録・情報のライフサイクルを意識した運用および
ハードウェアの最適化、コストの削減等について、様々なソリューション
をご提案いたします。

【コンサルティングサービスの一例】
■組織内における情報管理研修の企画・実施
■記録・情報のライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・
　管理ルールの見直しサポート
■歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイス
■情報管理のシステム化対応サポート

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社では、印章の制作・販売をしております。

実印、銀行員、認印、ゴム印などをラインアップ。
印づくりは一級印章彫刻技能士の手によって一刀一刀、
命を吹き込みます。

ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。

【ラインアップ】
■実印
■銀行印・認印
■趣味の印
■ゴム印

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社でご提供する、文書保管オプション『検索サービス』について
ご紹介いたします。

保管中の文書からお客様からご指定いただいた文書を安田倉庫が
代わりに検索し、抽出した文書を1件単位で原本返送・スキャンして
PDFで回答するサービスです。

事前に当社が文書にアクセスできるようファイリングや指示方法等
確認が必要となりますことをご了承ください。

【特長】
■ファイル単位で安田倉庫に預け入れ必要な文書が発生した場合、
　安田倉庫が代わりに検索し原本返送やPDFで回答
■安田倉庫から納品された電子化された文書で作業

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

『pupuシステム』は、書類の抜き差しを綴じ具に一切触れずに自在に出来る
書類管理システムです。書類を収納した「pupuホルダー」は「pupuファイル」に
瞬時に綴じ、瞬時に取り出すことができます。

現在『pupuシステム』は独自開発したホルダーと、指定する市販2社のファイルから
構成されていますが、「pupuファイル」は本来2本の綴じ具だけあればよく、
専用化すれば安価、多用途化できるため、当社では、協力企業を求めております。
詳しくはお気軽に、お問い合わせください。

【使用可能ファイル】
■キングジム：No.4073(両開き、3cm背幅)、No.4075(両開き、5cm背幅)、
　　　　　　　No.4078(両開き、8cm背幅)、No.4373(片開き、3cm背幅)、
　　　　　　　No.4375(片開き、5cm背幅)
■コクヨ：フ-VM630M(片開き、3cm背幅)　　

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

当社でご提供する、文書保管オプション『スキャニング代行サービス』
についてご紹介いたします。

お客様で発生・入手した書類を当社にてお預かりさせていただき、
当社電子化事務室にて書類のスキャニングを代行し、成果物
(スキャンデータ)を納品。

スキャニングがおわった書類についても、返却・保管・廃棄など
ご要望に応じてワンストップでご対応いたします。

【特長】
■お預かりした書類を当社電子化事務室にて、PDF等の電子データ生成
■返却・保管・廃棄など要望に応じてワンストップで対応

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。