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賃貸契約更新の自動化とは？課題と対策・製品を解説
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管理・活用における賃貸契約更新の自動化とは？
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不動産管理業務を支援するRPAソリューション
『RPA Concierge』では、RPA（業務自動化ロボット）の
導入にあたり、業務フロー確認からRPAの操作までサポートします。
RPAを導入することにより、従来、人が行っていた賃貸管理業務である
契約更新通知や、家賃の消込対応などを、自動で対応できます。
これにより、お客様に向きあう時間を最大化することが可能になります。
【RPAの特長】
■入居希望者への広告資料の作成を自動化
■契約・解約などのデータ入力及び更新通知の自動化
■入居者の家賃振込のチェックと滞納家賃の督促の自動化
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問合せください。
RPA Concierge
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管理・活用における賃貸契約更新の自動化
管理・活用における賃貸契約更新の自動化とは？
賃貸物件の管理・活用における契約更新プロセスを、IT技術を活用して自動化すること。これにより、不動産管理会社の業務効率化、入居者満足度の向上、そして収益機会の最大化を目指します。
課題
煩雑な手作業による非効率性
契約更新時期の通知、書類作成、確認、郵送といった一連の作業が手作業で行われ、時間と人的リソースを大きく消費している。
人的ミスの発生リスク
手作業での情報入力や確認作業において、誤記や漏れなどの人的ミスが発生しやすく、契約内容の不備やトラブルの原因となりうる。
入居者へのタイムリーな情報提供の遅延
更新手続きに関する情報伝達が遅れることで、入居者が次のアクションを起こすタイミングを逃し、結果として解約につながる可能性がある。
データ管理の不備と活用機会の損失
契約更新に関するデータが分散・紙ベースで管理されているため、分析や将来的な戦略立案に活用できず、機会損失を生んでいる。
対策
デジタル化されたワークフローの導入
契約更新に関する全てのプロセスをオンライン上で完結させるシステムを導入し、手作業を排除する。
自動通知・リマインダー機能の活用
契約更新時期が近づいた入居者や関係者へ、システムが自動で通知やリマインダーを送信する仕組みを構築する。
電子署名・電子契約の推進
契約書の締結をオンラインで行えるようにし、書類のやり取りや保管にかかる手間とコストを削減する。
データ集約と分析基盤の整備
契約更新データを一元管理し、分析ツールを用いて傾向を把握することで、今後のサービス改善やマーケティングに活かす。
対策に役立つ製品例
統合型不動産管理システム
物件情報、入居者情報、契約情報などを一元管理し、契約更新プロセス全体をデジタル化・自動化する機能を提供する。
電子契約締結サービス
オンライン上で契約書を作成、送付、締結、保管までを完結させ、ペーパーレス化と業務効率化を実現する。
入居者向けコミュニケーションツール
入居者との情報共有を円滑にし、契約更新に関する通知や手続きの案内をタイムリーに行うことで、エンゲージメントを高める。
データ分析・レポーティングツール
蓄積された契約更新データを分析し、解約率の予測や更新率の向上に向けた示唆を提供する。
